د بهرنیو سفارتونو او نړیوالو سازمانوو سره د رسمي لیدو او ملاقاتونو تنظیم او ترتیب د بهرنیو چارو وزارت د تشریفاتو عمومي ریاست د ملاقاتونو د ډسک له لاري ترسره کیږي. 

وزارتونه او نوري اداري چي غواړي په کابل کی میشت له بهرنیو سفارتونو او نړیوال سازمانونو سره رسمي ملاقات وکړي، باید رسمي مکتوب او یا هم د خپلي اداري له رسمي ایمیل له لاري د تشریفاتو عمومي ریاست د ملاقاتونو ډسک ته خبرتیا ورکړي. په مکتوب او یا هم ایمیل کي باید د ملاقات پیشنهادي وخت او تاریخ او د ملاقات موضوع روښانه سوي وي.  ملاقات د تنظیم کیدو څخه وروسته، نتیجه یې له مربوطه اداري سره شریکه کیږي.

کوم بهرني سفارتونه او نړیوال سازمانونه چي غواړي له داخلي ادارو سره ملاقات وکړي، غوښتني یې د تشریفاتوعمومي ریاست ملاقاتونو ډسک ته راجع کیږي. د ملاقاتونو ډسک یې د کار د چټکتیا په موخه، د رسمي ایمیل له لاري له مربوطه داخلي ادارو سره شریک کیږي. مربوطه اداره مکلفه ده چي د ملاقات د وخت، تاریخ او موقیعت له مشخص کولو څخه وروسته، د ملاقاتونو ډسک ته رسمي خبر ورکړي. کله نا کله، داخلي اداري مستقیمآ بهرنیو سفارتونو او نړیوالو سازمانو ته خبر ورکوي. دا د ملاقات د تنظیم پروسه ګډوډه کوي او اصولو خلاف عمل بلل کیږي.